La plupart des marchés sont aujourd’hui saturés et la concurrence est extrêmement rude entre les entreprises proposant des services/produits similaires. La compétitivité d’une entreprise passe donc aujourd’hui plus que jamais par sa capacité à développer des stratégies lui permettant ainsi de faire face à cette concurrence et, de gagner la satisfaction des clients plus exigeants et surtout, d’en attirer de nouveaux.
Cependant, dans leur recherche de compétitivité et analyse de marché, le principal obstacle auquel se heurtent les entreprises est la difficulté d’obtenir des données et informations précises entre les différentes fonctions de l’entreprise.
Pour faire face à ce problème de dispersion de l’information et aux obligations de compétitivité, et pour réussir, l’entreprise doit mettre en place un système d’information cohérent garantissant l’unicité de l’information et l’accès à celle-ci à partir de toutes les fonctions de l’entreprise.
Ce système d’information, également appelé ERP (Entreprise Ressources Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) permet de piloter, gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels de l’entreprise. Sa particularité est d’embarquer, en un même logiciel et une seule base de données, les fonctionnalités nécessaires à la gestion de l’ensemble de l’activité d’une entreprise : gestion comptable, gestion commerciale, gestion des stocks, gestion de production…
Fonctionnalités nécessaires à la gestion d’une entreprise
D’ailleurs c’est le cas de la plupart de nos sociétés PME/PMI qui gèrent l’ensemble de leurs activités manuellement ou par le biais de plusieurs applications informatiques. Et qui souhaite améliorer leur performance, optimiser et automatiser la totalité de leur gestion autour d’un même système d’information en faisant appel à un ERP digne de ce nom.
C’est dans ce cadre que s’inscrit nos projets d’implémentation qui ont pour objectif de mettre en place une solution de gestion intégrée au sein de votre société. Pour cela, la première phase de nos projets de mise en place de la solution de gestion intégrée permet d’identifier et d’analyser les besoins métiers liés à votre société qui s’articulent autour de ses modules fonctionnels à savoir : la gestion comptable, la gestion des ventes, la gestion des achats et entrepôt ainsi que la gestion de la relation clientèle.
La deuxième phase quant à elle, consiste à concevoir des solutions de personnalisation, d’intégration et de migration des données spécifiques, visant à répondre aux besoins métiers identifiés lors de la première phase.
La troisième phase fera l’objet d’une installation et configuration de la solution, ainsi qu’une élaboration des personnalisations, intégrations et migration des données.
La préparation de l’infrastructure, de l’environnement de l’application et des utilisateurs finaux à la transition vers le nouveau système feront l’objet de la quatrième phase.
La dernière phase est consacrée à la clôture et le Transfer du projet et les connaissances à votre équipe IT.
Pour maîtriser les risques, respecter les délais et éviter les dépassements budgétaires, on utilise
la méthodologie d’implémentation Sure Step mis en place par Microsoft afin de structurer au maximum la gestion de notre projet d’implémentation de la phase de diagnostic à la phase d’exploitation.
Un système ERP affecte tant d’aspects de l’entreprise, la mise en place du système peut être un projet vaste et long. il est fréquent qu’une mise en place prenne quelques mois, et il faut souvent encore plus de temps aux grandes entreprises pour qu’elles soient opérationnelles. Des erreurs de planification ou de mise en œuvre, telles que des objectifs ou des exigences mal définis, peuvent entraîner des retards supplémentaires. Pour éviter qu’une mise en œuvre d’ERP ne traîne, voire n’échoue, il est essentiel de constituer une bonne équipe de mise en œuvre de l’ERP.
Voici ce que vous devez savoir avant de vous lancer dans une implémentation :
Qu’est-ce qu’une équipe d’implémentation ERP ?
Tout projet de grande envergure nécessite une équipe compétente et engagée, et la mise en œuvre d’un ERP ne fait pas exception.
Un plan de mise en œuvre ERP doit inclure une équipe de membres clés issus de toute l’organisation et à tous les niveaux d’ancienneté. Cela inclut les cadres, les chefs de projet, les experts de différentes parties de l’entreprise, les utilisateurs finaux touchés par la mise en œuvre et les membres du personnel du service informatique impliqués dans la mise en œuvre ou la personnalisation du système.
Ces personnes fournissent un parrainage indispensable, des informations sur les modèles d’utilisateurs et les processus métier, ainsi qu’un soutien pratique.
Que fait l’équipe d’implémentation d’ERP ?
Principalement, l’équipe de mise en œuvre ERP est responsable de faire le suivit des pratiques exemplaires d’implémentation et de s’assurer que le projet soit une réussite afin que le nouveau système ERP fonctionne comme prévu.
Elle est impliquée dans le projet dès le début, aidant à sélectionner une solution qui s’aligne sur les objectifs de l’entreprise et peut fournir les fonctionnalités et la convivialité dont une organisation a besoin. L’équipe aide à définir les exigences du système ERP, définit les étapes clés, détermine comment le système prendra en charge les processus métier spécifiques et teste le nouveau logiciel avant sa mise en service.
Il est très important de réunir toute l’équipe au début du projet, afin que toutes les parties prenantes clés aient la possibilité d’être entendues et de se sentir responsables de faciliter une implémentation réussie dans toutes les phases.
Membres clés et responsabilités d’une équipe d’implémentation du PGI :
Inclure les bonnes personnes dans l’équipe d’implémentation est essentielle à la réussite de l’ensemble du projet. Chaque membre de l’équipe a des rôles et des responsabilités différentes pour la mise en place, qui doivent être basés sur leurs domaines d’expertise et le temps qu’ils peuvent consacrer au projet. Ces responsabilités doivent être clairement définies afin que chacun sache qui fait quoi et qu’il n’y ait pas de lacunes dans les responsabilités.
Sponsor exécutif :
Étant donné qu’une implémentation ERP peut affecter presque tous les aspects de l’organisation, chaque projet a besoin d’un sponsor exécutif, quelqu’un au sommet ou près du sommet de l’organisation qui défendra et dirigera la stratégie d’implémentation. Le sponsor exécutif aide à évaluer les risques et à concevoir des plans d’action, et sert souvent de meneur de l’entreprise et de visage interne du projet. Pendant l’implémentation, le sponsor exécutif reçoit des mises à jour du chef de projet et parfois des membres de l’équipe principale.
Le sponsor exécutif prend généralement les décisions finales concernant le projet, en partie sur la base des commentaires de l’équipe d’implémentation, tout en continuant à s’aligner sur les besoins métiers du client. Ces décisions peuvent inclure l’augmentation du budget du projet, les processus métier à automatiser et l’ajout ou la suppression de personnel.
Chef de projet :
Toute implémentation d’un ERP nécessite une personne de référence qui s’assure que les délais sont respectés et que le projet demeure dans sa portée prévue. Cette personne est le chef de projet. Il est responsable du bon déroulement du projet et de la communication avec le sponsor exécutif et les membres de l’équipe sur les progrès et les défis lors de l’implémentation.
Le chef de projet a généralement plusieurs tâches. Il est parmi les personnes principaux chargés de sélectionner quelques différents fournisseurs ERP, planifier des démonstrations pour l’équipe et organiser l’évaluation finale. Ils coordonnent également toutes les étapes de l’implémentation, y compris la mise en correspondance des fonctionnalités système avec les processus métier de l’entreprise et les tests. À chaque étape, le chef de projet mettra à jour le plan du projet et servira de liaison entre le sponsor exécutif et les membres de l’équipe.
Utilisateur clés :
Parfois appelés super utilisateurs, les utilisateurs finaux inclus dans une équipe d’implémentation d’ERP soulèveront toutes les préoccupations de leurs services concernant la configuration du système. En règle générale, ils encouragent également l’adoption au sein de leur service et répondent aux questions non techniques d’autres utilisateurs sur la façon d’utiliser le système une fois qu’il sera mis en service.
Les utilisateurs clés doivent avoir des compétences en leadership pour défendre le projet avec d’autres collègues, ainsi que des compétences techniques décentes. Ils ont également besoin d’excellentes compétences en communication pour faire part des préoccupations du service pendant l’implémentation et aussi pour aider les autres utilisateurs à comprendre le fonctionnement du nouveau système.
Membres de l’équipe inter fonctionnelle de base :
En plus des utilisateurs clés, l’équipe aura besoin d’experts techniques de différents domaines de l’entreprise, y compris la fabrication (le cas échéant), l’informatique et la finance. Ces membres de l’équipe sont chargés d’aider à diriger la conception et la configuration des logiciels pour prendre en charge les processus métier et d’identifier les moyens d’améliorer les processus avec le nouveau système. Ils ont généralement besoin d’apprendre certains des aspects techniques du logiciel ERP pour mieux comprendre comment il peut répondre aux différents besoins de l’entreprise et aider les utilisateurs à résoudre les problèmes techniques.
Si la société n’utilise pas les membres de l’équipe du fournisseur ERP ou un partenaire tiers pour diriger l’implémentation, les membres de l’équipe IT de l’entreprise représenteront également le personnel informatique interne responsable de la mise en service du système. Cela inclut la configuration du logiciel en fonction des besoins de l’entreprise, qu’il s’agisse d’un ERP cloud ou d’une solution ERP sur site. Si l’entreprise choisit un système ERP sur site, l’équipe informatique est également responsable de l’installation et de la maintenance du matériel et des logiciels.
Rédacteur de rapport :
Un élément clé de la valeur ajouté d’un système ERP est la capacité à générer des rapports qui analysent tous les aspects de l’entreprise. Une équipe d’implémentation ERP comprend généralement un rédacteur de rapports qui personnalise les rapports du logiciel pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Cette personne doit développer une connaissance détaillée des outils de Reporting du système ERP et des données stockées par le système.
Les responsabilités du rédacteur du rapport comprennent l’analyse des rapports existants de l’entreprise et le développement de méthodes pour l’amélioration de ces derniers dans la nouvelle solution. Ils peuvent continuer à être impliqués dans la modification et la création de nouveaux rapports après le go-live du système.
Partenaire d’implémentation :
Les entreprises font souvent appel à un partenaire d’implémentation pour gérer le travail technique impliqué dans le déploiement du système et pour assumer certaines des responsabilités de l’équipe d’implémentation de l’ERP. Par exemple, un partenaire d’implémentation peut agir en tant que chef de projet et également coordonner les aspects techniques de la personnalisation et de l’installation du système.
En règle générale, le partenaire d’implémentation ne couvrira pas tous les rôles de l’équipe de mise en œuvre, mais il peut diriger l’effort, s’assurer que les délais sont respectés et prendre en charge le travail technique difficile qui nécessite une expertise particulière.
Comment constituer une équipe d’implémentation parfaite ?
Pour récapituler, voici cinq éléments à prendre en compte lors de la constitution d’une équipe d’implémentation ERP pour assurer la réussite d’un projet :
- Obtenez l’appui et le soutien de la direction générale, car le top management sera très précieux pour rallier le reste de l’organisation derrière une implémentation ERP.
- Inclure à la fois les utilisateurs clés et les utilisateurs inter-fonctionnelles tout au long du processus d’implémentation. Cela permettra de s’assurer que les préoccupations de chaque département ou service sont prises en compte dès le début du projet.
- Assurez-vous que les membres de l’équipe ont du temps à consacrer à l’implémentation.Ce projet prendra une part importante du temps de certains employés, ce qui signifie que certaines de leurs autres tâches pourraient devoir être réaffectées.
- Choisissez les membres de l’équipe en fonction de leurs compétences et capacités, et non de leurs titres.Il est facile de choisir des membres de l’équipe avec des rôles supérieurs, mais si un employé plus junior possède les connaissances et les compétences nécessaires pour apporter une contribution significative à l’implémentation, il peut être mieux adapté.
- Définissez clairement les rôles et les responsabilités de mise en place de l’ERP dès le début. Vous aurez besoin de ces informations pour choisir les membres de l’équipe dotés des compétences et de l’expérience appropriées.
